Jak rozliczać treningi personalne

Ustal jedną rzecz: co dokładnie kosztuje wejście

Większość sporów o karnet bierze się z tego, że trener i podopieczny liczą co innego. Trener liczy zarezerwowany czas, podopieczny liczy treningi, na których był. Obie interpretacje są sensowne, więc nie da się ich rozstrzygnąć po fakcie. Trzeba wybrać jedną na starcie.

W praktyce działają trzy modele. Warto wybrać ten, który pasuje do tego, jak realnie pracujesz, i powiedzieć o nim wprost przy sprzedaży pierwszego karnetu.

Model pierwszy chroni Twój czas i jest tym, do którego większość trenerów dochodzi po roku pracy. Model drugi łatwiej się sprzedaje na początku współpracy. Model trzeci jest kompromisem, ale wymaga liczenia wyjątków, więc bez narzędzia szybko się rozjeżdża.

Ustal granicę czasową odwołania

Sama zasada „odwołaj wcześniej” nie wystarczy, bo „wcześniej” znaczy co innego dla obu stron. Potrzebna jest liczba godzin. Dwadzieścia cztery godziny to najczęstszy wybór, bo daje szansę na wstawienie kogoś innego w to miejsce. Jeśli prowadzisz treningi głównie po pracy, w oknie od 17:00 do 20:00, realnie masz mniejsze pole manewru i sensowniejsza bywa granica dwunastu godzin z jasną informacją, że pora szczytu jest trudniejsza do zapełnienia.

Powiedz też, co się dzieje po przekroczeniu granicy. „Odwołanie po terminie oznacza, że wejście schodzi” jest zdaniem, które trzeba wypowiedzieć raz, na początku, a nie improwizować przy pierwszym telefonie o 7 rano.

Trzy sytuacje, w których karnet się rozjeżdża

Odwołanie w dniu treningu

Najczęstszy przypadek. Jeśli masz model pierwszy, wejście schodzi. Warto jednak zostawić sobie furtkę na sytuacje oczywiste: gorączka, wypadek, nagły wyjazd służbowy. Nie zapisuj tej furtki w regułach, bo wtedy stanie się nową regułą i będzie negocjowana. Traktuj ją jako decyzję podejmowaną osobno, za każdym razem.

Trening, który się odbył, ale nie został policzony

Zdarza się, gdy sesja była wpisana poza normalnym trybem, na przykład jako zastępstwo albo dodatkowy termin. Jeśli nie policzysz jej od razu, po tygodniu nikt nie będzie pamiętał, czy była opłacona. Rozliczaj takie sesje tego samego dnia.

Płatność za dwa karnety z góry

Podopieczny płaci za dwadzieścia wejść, bo tak mu wygodniej. Jeśli zapiszesz to jako jeden karnet na dwadzieścia wejść, stracisz informację o dacie ważności każdej części. Bezpieczniej sprzedać dwa karnety po dziesięć wejść i drugi uruchomić, gdy pierwszy się skończy.

Jak wygląda historia karnetu, która nie budzi wątpliwości

Dobra historia karnetu odpowiada na trzy pytania bez dopytywania: ile wejść zostało, kiedy każde z nich zeszło i czy coś było korygowane. Ostatni punkt jest najważniejszy przy nieporozumieniu. Jeśli w historii widać, że wejście zeszło, a potem zostało cofnięte, rozmowa dotyczy faktu, a nie tego, kto co pamięta.

Prowadząc karnety w zeszycie, zapisuj korekty jako osobne wiersze, a nie jako poprawki w istniejącej liczbie. Przekreślona liczba nie mówi, dlaczego się zmieniła.

Zanim sprzedasz kolejny karnet

Przy sprzedaży powiedz trzy rzeczy: ile wejść, do kiedy ważne i co się dzieje przy odwołaniu. Zajmuje to pół minuty i oszczędza rozmowę, którą inaczej odbędziesz za dwa miesiące, w gorszym momencie i przy większych emocjach.