Jak ułożyć stały grafik treningów

Zacznij od tego, ile realnie masz okien

Trener personalny rzadko pracuje przez cały dzień. Zwykle ma dwa skupiska: rano, między 6:00 a 10:00, i po pracy, między 16:00 a 21:00. Reszta dnia wygląda na wolną, ale sprzedaje się słabo, bo klienci są wtedy w pracy.

Policz swoje realne okna, zanim zaczniesz układać tydzień. Jeśli masz pięć dni roboczych, cztery godziny rano i pięć wieczorem, to jest czterdzieści pięć godzinnych slotów tygodniowo. Ta liczba, a nie liczba godzin w dobie, jest Twoją pojemnością.

Ustaw bufory, zanim zapełnisz grafik

Sesje wstawione jedna po drugiej wyglądają wydajnie i rozsypują się przy pierwszym spóźnieniu. Piętnaście minut między treningami wystarcza na złożenie sprzętu, notatkę z sesji i krótką rozmowę na wyjściu, która często decyduje o tym, czy ktoś przyjdzie za tydzień.

Zostaw też jedno wolne okno wieczorem, w najgęstszej porze. To miejsce na przeniesiony trening. Bez niego każde przełożenie oznacza znalezienie terminu w przyszłym tygodniu, a przełożony trening, który odbywa się dziesięć dni później, w praktyce często nie odbywa się wcale.

Układaj tydzień wokół stałych osób, nie wokół dni

Jeśli ktoś trenuje dwa razy w tygodniu, dobierz dni z przerwą, na przykład poniedziałek i czwartek. Wtorek i środa dają dwa treningi pod rząd i trzecią sesję dopiero za tydzień, co jest gorsze zarówno dla regeneracji, jak i dla rytmu współpracy.

Osoby trenujące raz w tygodniu ustaw w tym samym dniu i o tej samej godzinie przez cały sezon. Stały termin przestaje wymagać decyzji, a decyzja jest tym, na czym gubi się regularność.

Przykładowy tydzień przy dziesięciu stałych osobach

• Poniedziałek: 6:30, 7:45, 17:00, 18:15, 19:30
• Wtorek: 17:00, 18:15 oraz mała grupa o 19:30
• Środa: 6:30, 7:45, 17:00, 18:15
• Czwartek: 17:00, 18:15, 19:30 wolne jako okno na przełożenia
• Piątek: 6:30, 17:00, 18:15

Godziny są tu co siedemdziesiąt pięć minut, czyli sesja i kwadrans przerwy. Czwartkowy wieczór ma jedno miejsce zostawione celowo puste.

Uzgodnij zasady zmian, zanim będą potrzebne

Trzy rzeczy warto powiedzieć przy ustalaniu stałego terminu:

1. Do kiedy można przełożyć trening bez konsekwencji.
2. Czy przełożenie oznacza znalezienie innego terminu w tym samym tygodniu, czy przepada.
3. Co się dzieje przy dłuższej przerwie: czy termin jest trzymany, czy zwalniany.

Trzeci punkt jest tym, o którym najczęściej się zapomina. Termin trzymany przez trzy tygodnie urlopu to trzy puste sesje, których nikt nie opłaca. Uczciwe postawienie sprawy brzmi: przy przerwie dłuższej niż dwa tygodnie termin wraca do puli, a po powrocie szukamy nowego.

Sezonowość, o której warto pamiętać

Frekwencja spada w wakacje i między świętami a Nowym Rokiem, a rośnie w styczniu i we wrześniu. Nie ma sensu z tym walczyć. Warto natomiast wcześniej zapytać podopiecznych o plany urlopowe i zawiesić serie zamiast odwoływać pojedyncze terminy jeden po drugim.